Wache Schichtplan

Inhalt

Voraussetzungen

Damit Sie die Schichtplanung nutzen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Schichtplanung ist für Ihr FE2-System freigeschaltet.

• Sie besitzen mindestens die Berechtigung Schichtpläne (Lesezugriff). Weitere Aktionen erfordern zusätzliche Berechtigungen (siehe Abschnitt Berechtigungen).

• An Ihren Einsatzmitteln sind Trupps mit Sitzplätzen hinterlegt. Diese werden je Einsatzmittel unter Wache → Fahrzeuge in der Fahrzeugbearbeitung konfiguriert.

Zusätzlich zu den Einsatzmitteln können Sie organisationsweite Dienste (z. B. Küchendienst, Wachabteilungsleiter) anlegen, denen ebenfalls Personen zugewiesen werden. Diese verwalten Sie unter Schichtplan-Dienste.

Berechtigungen

Der Funktionsumfang der Schichtplanung wird über die folgenden Berechtigungen gesteuert:

Aufbau der Ansicht

Die Ansicht Wache → Schichtplan gliedert sich in drei Bereiche:

• Kalender (oben): Monatsübersicht mit Navigation zwischen den Monaten. Jeder Tag zeigt über einen farbigen Punkt an, ob an diesem Tag ein Schichtplan im Entwurf (Entwurf-Status) oder bereits aktiv ist.

• Zuweisungsbereich (Mitte/links): Auswahl des Schichtplans sowie die Liste der Einsatzmittel mit ihren Trupps und Sitzplätzen. Darunter befindet sich der Bereich Dienste. Über die Personensuche werden Personen per Drag & Drop auf Sitzplätze gezogen.

• Übersicht (rechts): Kennzahlen zum gewählten Schichtplan – Anzahl der Einsatzmittel, benötigtes Personal, besetzte und freie Plätze sowie besetzte und freie Dienste.

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Schichtplan anlegen

So legen Sie einen neuen Schichtplan an:

1. Wählen Sie im Kalender den gewünschten Tag aus.

2. Klicken Sie auf Neuen Schichtplan hinzufügen.

3. Der Schichtplan wird im Status Entwurf erstellt. Start- und Endzeit werden mit den Standardwerten vorbelegt (üblicherweise ein 24-Stunden-Zeitraum ab der konfigurierten Schichtstartzeit).

Der neue Schichtplan erscheint sofort in der Auswahl und kann bearbeitet und mit Personen besetzt werden.

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Schichtplan bearbeiten

Solange ein Schichtplan im Status Entwurf ist, können Sie seine Eckdaten ändern. Klicken Sie dazu im Schichtplan-Kopf auf den angezeigten Zeitraum, um das Fenster Schichtplan bearbeiten zu öffnen.

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Personen zuweisen

Im Entwurfsstatus weisen Sie Personen per Drag & Drop zu:

1. Suchen Sie über das Feld Name eingeben… nach einer Person.

2. Ziehen Sie die Person aus der Trefferliste auf einen freien Sitzplatz eines Einsatzmittels oder Dienstes.

3. Der Sitzplatz wird sofort besetzt.

Neben jeder Person zeigt ein farbiger Indikator die Verfügbarkeit am gewählten Tag an:

Weitere Hinweise zur Zuweisung:

• Funktionsabgleich: Erfordert ein Sitzplatz bestimmte Funktionen, prüft FE2 automatisch, ob die Person diese erfüllt. Nicht passende Kombinationen werden gekennzeichnet.

• Verschieben: Eine bereits zugewiesene Person können Sie per Drag & Drop auf einen anderen Sitzplatz ziehen; die ursprüngliche Zuweisung wird dabei aufgelöst.

• Entfernen: Über das Mülleimer-Symbol am besetzten Sitzplatz (Zuweisung entfernen) lösen Sie eine Zuweisung wieder auf.

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Filter und Hervorhebung

Zur besseren Übersicht stehen Ihnen folgende Filter zur Verfügung:

• Funktionen hervorheben: Hebt Personen und Sitzplätze mit den ausgewählten Funktionen hervor.

• Wachen filtern: Beschränkt Personen- und Einsatzmittellisten auf ausgewählte Wachen.

• Einsatzmittel filtern: Durchsucht die Einsatzmittel über das Suchfeld.

• Nur Einsatzmittel mit offenen Sitzplätzen anzeigen: Blendet alle Einsatzmittel aus, deren Pflicht-Sitzplätze bereits vollständig besetzt sind.

Schichtplan aktivieren

Ist die Planung abgeschlossen, aktivieren Sie den Schichtplan. Wählen Sie den Schichtplan aus und wechseln Sie den Status von Entwurf auf Aktiv. Bestätigen Sie die Rückfrage „Möchten Sie diesen Schichtplan wirklich aktivieren?“.

Beim Aktivieren werden die zugewiesenen Personen automatisch benachrichtigt. Der Benachrichtigung wird der Schichtplan als PDF beigefügt.

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Geplante Zuweisungen und Änderungen

Bei aktiven Schichtplänen wirken Zuweisungen nicht sofort, sondern zeitgesteuert:

• Geplante Zuweisung erstellen: Ziehen Sie eine Person auf den dafür vorgesehenen Bereich eines Sitzplatzes (Hier ablegen für geplante Zuweisung). Im Fenster Geplante Zuweisung erstellen legen Sie Gültig ab und Gültig bis fest. Die Person übernimmt den Platz im angegebenen Zeitraum; danach gilt wieder die ursprüngliche Zuweisung.

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• Änderungen anzeigen: Über Änderungen anzeigen öffnen Sie den Änderungsverlauf mit allen nachträglichen Anpassungen (Einsatzmittel, Sitzplatz, Person, Gültigkeitszeitraum, Status und Quelle). Einzelne Änderungen können hier wieder zurückgenommen werden.

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Schichtplan kopieren

Über Schichtplan kopieren übertragen Sie einen Schichtplan inklusive Zuweisungen auf weitere Tage. Folgende Muster stehen zur Verfügung:

PDF-Export

Über Schichtplan als PDF exportieren erzeugen Sie eine PDF-Datei des aktuell ausgewählten Schichtplans, etwa zum Aushang oder zur Archivierung.

Statistik

Die Schichtplanung wertet die Einteilungen aus:

• Schichtplan-Statistik (einzelne Person): Zeigt für eine zugewiesene Person die Gesamtzuweisungen und Gesamtstunden sowie eine Detailtabelle aller Zuweisungen.

• Statistik aller Personen: Über Alle Statistiken anzeigen öffnen Sie eine Übersicht über alle Personen. Sie wählen einen Zeitraum (Startdatum/Enddatum), können nach Personen suchen und Sitzplätze als Spalten einblenden. Die Auswertung lässt sich als CSV herunterladen.

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Anwesenheiten

Über den Anwesenheitskalender sehen Sie die Anwesenheit einer Person. Die Tage sind farblich gekennzeichnet:

Mit der Berechtigung Anwesenheiten bearbeiten können Anwesenheiten zusätzlich importiert und exportiert werden.

Benachrichtigungen über offene Sitzplätze

Sind Pflicht-Sitzplätze unbesetzt, können Sie gezielt Personen anschreiben, um diese zu besetzen. Klicken Sie dazu auf das Glockensymbol oben am Anfang der Kalenderzeile. Der Assistent führt in drei Schritten:

1. Tage auswählen: Tage mit offenen Pflicht-Sitzplätzen sind im Kalender rot markiert. Wählen Sie die gewünschten Tage aus.

2. Alarmgruppen auswählen: Wählen Sie die Alarmgruppen aus, deren Mitglieder benachrichtigt werden sollen.

3. Bestätigung: Prüfen Sie die Zusammenfassung und versenden Sie die Benachrichtigungen.

Die eingehenden Rückmeldungen (Verfügbar / Nicht verfügbar) sehen Sie in der Übersicht Offene Dienste. Von dort lässt sich eine zurückmeldende Person direkt dem Sitzplatz zuweisen und die Anfrage schließen.

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Zusammenspiel mit der Alarmierung

Der aktive Schichtplan bestimmt, welche Personen bei einer Alarmierung den alarmierten Einsatzmitteln zugeordnet sind. FE2 ermittelt anhand des zum Alarmzeitpunkt gültigen Schichtplans (inklusive geplanter Zuweisungen) die eingeteilten Personen und kann diese gezielt benachrichtigen.

Schichtbasierte Alarmierung (aPager-PRO-Plugin)

Damit bei einer Alarmierung automatisch die laut Schichtplan eingeteilten Personen alarmiert werden, bietet das aPager-PRO-Plugin im Alarmablauf die Option „Schichtbasierte Alarmierung (anhand alarmierter Einsatzmittel)“. Sie finden diese als Checkbox im Personen- bzw. Empfängerfeld des Plugins.

Ist die Option aktiviert, ermittelt FE2 die Empfänger automatisch: Alarmiert werden die Personen, die im aktiven Schichtplan zum Zeitpunkt der Alarmierung den alarmierten Einsatzmitteln auf einem Sitzplatz zugewiesen sind. Eine manuelle Personenauswahl ist dann nicht erforderlich – das Personenfeld darf leer bleiben.

Berücksichtigt wird der zum Alarmzeitpunkt gültige Schichtplan inklusive geplanter (zeitgesteuerter) Zuweisungen. Voraussetzung ist ein aktiver Schichtplan, der die alarmierten Einsatzmittel enthält; ohne aktiven Schichtplan oder ohne Zuweisungen auf den alarmierten Einsatzmitteln werden über diese Option keine Personen ermittelt.

Schichtplan löschen

Ein Schichtplan im Status Entwurf kann über das Mülleimer-Symbol gelöscht werden. Bestätigen Sie die Rückfrage „Möchten Sie den Schichtplan inklusive aller Zuweisungen unwiderruflich löschen?“.

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