Automatische Synchronisation mittels iCal-Adresse

Owned by Andreas Bettenburg
Last updated: 03.04.2023 by Alamos GmbH
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Hier erklären wir alle Optionen, die für die automatische Synchronisation von Kalendereinträgen mittels iCal-Adresse vorhanden sind


Auf dem Reiter "Planung" können Sie eine neue Synchronisation mit dieser Schaltfläche einrichten.

Optionen beim Anlegen - Teil 1

  • Name
    Hier können Sie einen beliebigen Namen definieren

  • iCal URL

URLs die mit webcal:// starten müssen stattdessen mit https:// eingetragen werden (Alternativ http://)

 

Optionen beim Anlegen - Teil 2

  • Datenschutzmodus
    Termine werden mit dem öffentlichen Namen "Termin" synchronisiert. Administratoren und andere Nutzer mit Zugriffsrechten auf die Verfügbarkeitsplanung sehen den von Ihnen gesetzten privaten Namen nicht

  • Synchronisationsmodus

    • Alle
      Alle Einträge des ausgewählten Kalenders werden synchronisiert

    • Nur Einträge mit Stichwort
      Der Kalendereintrag muss innerhalb der Beschreibung (nicht im Titel) das gewählte Stichwort enthalten und wird ansonsten für die Synchronisation ignoriert.
      Groß- und Kleinschreibung wird dabei nicht unterschieden. Auch die Position innerhalb der Beschreibung wird nicht beachtet. Wählen Sie deshalb bitte einen markanten Marker, der nicht zufällig auftreten kann (innerhalb anderer Wörter)

Hinweis

Nach Speicherung einer neuen Synchronisation wird eine initiale Synchronisation gestartet, die bis zu einer Minute dauern kann. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt eine Synchronisation automatisch alle 8 Stunden. Wie Sie die Synchronisation manuell starten können, weil Sie Änderungen sofort aktiv haben möchten, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Es werden Kalendereinträge bis 6 Monate in die Zukunft synchronisiert. Bis Mitte April 2023 betrug dieser Wert 2 Monate. Damit bestehende Einträge das 6-monatige Intervall nutzen, genügt es den Namen zu ändern und die Änderung zu speichern.

Neu angelegte Einträge haben standardmäßig das neue 6-monatige Intervall.

Synchronisation manuell starten (jetzt ausführen)

Um eine sofortige Synchronisation zu erzwingen, wählen Sie bitte die folgende Option aus dem Aktionsmenü des Reiters "Planung".

Die Synchronisation wird gestartet, was bis zu einer Minute dauern kann.

Nachdem diese fertig gestellt wurde, erscheinen die synchronisierten Termine direkt unter der Sektion "Kalendereinträge".

Sie müssen diese Aktion nur ausführen, wenn eine sofortige Synchronisation erforderlich ist. Anderenfalls werden die Einträge nach spätestens 8 Stunden automatisch synchronisiert.

Synchronisation pausieren / entfernen

Jeder Synchronisationseintrag hat einen Schalter, mit dem er aktiv oder inaktiv geschaltet werden kann.
Inaktive Synchronisationseinträge behalten ihre bisherigen Kalendereinträge, es werden jedoch keine Änderungen ab dem Zeitpunkt des Inaktivsetzens beachtet.
Bisher synchronisierte Einträge werden nicht gelöscht.

Möchten Sie dies erreichen, also eine Synchronisation mitsamt der zugehörigen Kalendereinträge zu entfernen, so löschen Sie die Synchronisation einfach, siehe nächster Abschnitt.

  • Variante 1

    • Wenn Sie den Synchronisationseintrag mit dem Finger nach links ziehen können Sie den Eintrag über das Mülleimersymbol löschen.
      Hier werden dann auch alle Termine gelöscht, die über diese Synchronisation importiert wurden. Alle anderen bleiben unangetastet.

Variante 2

  • Alternativ können Sie Synchronisationseintrag öffnen und über das Aktionsmenü entfernen. Das Verhalten ist analog dem oben beschriebenen.