Einsatzberichterfassung
- Simon Wheeler
- Mario Stelzer
- Simon Scherer
Auf dieser Seite zeigen wir Ihnen die Funktionsweise und den Umfang der Einsatzberichterfassung mit FE2 und aMobile PRO
Allgemeines
Die Erfassung von Einsatzberichten ist ein wesentlicher Bestandteil der Einsatznachbearbeitung. Um dies schon während des laufenden Einsatzes zu vereinfachen, gibt es ab FE2 Version 2.31 die Möglichkeit für Einsätze einen oder mehrere Einsatzberichte zu erfassen.
Voraussetzungen
Damit Einsatzberichte erfasst werden können, ist es notwendig, dass ein Einsatz eine Einsatznummer besitzt. Diese wird standardmäßig im Parameter “externalId” gespeichert. Wenn ein Einsatz korrekt mit einer Einsatznummer versorgt ist, erscheint dieser Einsatz innerhalb FE2 im Reiter “Übersicht ⇒ Einsätze”.
Mit FE2 2.31 wurde in jedem Alarmeingang eine Option integriert, um eine externe ID zu generieren. Dies sollte in den meisten Anwendungsfällen ausreichen, um diese Funktion auch ohne offizielle Einsatznummer der Leitstelle zu verwenden.
Weiterhin ist für eine Erfassung in aMobile PRO die direkte Erreichbarkeit des FE2-Systems Voraussetzung. Ist Ihr FE2-System vom Tablet aus in irgendeinem Szenario nicht erreichbar, so können keine Einsatzberichte während eines Einsatzes gespeichert werden (die Eingabe der Daten ist allerdings möglich). Sobald FE2 wieder durch die App erreichbar ist, können Sie in dieser auch Berichte erstellen und ansehen.
Anlegen von Einsatzberichten in aMobile PRO
Die einfachste Möglichkeit zum Erstellen von Einsatzberichten ist innerhalb aMobile PRO. Hier wird Ihnen, sofern der angezeigte Einsatz die oben genannten Voraussetzungen erfüllt, die Möglichkeit zum Erstellen eines Berichts für dieses Fahrzeug angeboten. Klicken Sie hierzu oben rechts auf folgenden Button:
und anschließend auf den Menüeintrag „Einsatzbericht“
Nach Klick auf den Eintrag im Menü öffnet sich eine Eingabemaske, die bereits mit im Einsatz befindlichen Daten vorausgefüllt wird. Diese können aber bei Bedarf überschrieben werden.
Sie können beliebige Daten eingeben und jederzeit auf dem grünen „Speichern“ Button zwischenspeichern. Felder, die mit einem * markiert sind, sind Pflichtfelder, allerdings erst beim Abschließen des Berichts und nicht zum Zwischenspeichern. Reiter, die Sie im linken Bereich sehen, die ein rotes Ausrufezeichen haben, beinhalten Pflichtfelder, die keine oder ungültige Daten beinhalten. Schließen Sie das Fenster nach einer erfolgreichen Speicherung, können Sie diesen Einsatzbericht jederzeit weiter bearbeiten, indem Sie wie oben beschrieben über das Aktionsmenü auf „Einsatzbericht“ klicken.
Ein Zwischenspeichern ist jederzeit möglich, erfordert aber eine Verbindung zu FE2. Ist diese nicht gegeben, ist ein Speichern nicht möglich und die eingegebenen Daten gehen beim Schließen des Fensters verloren!
Mit einem Klick auf den entsprechenden Menüeintrag wechseln Sie direkt zur entsprechenden Eingabe, mit einem Klick auf den blauen „Weiter“ Button wechseln Sie von der aktuellen Eingabemaske zum nächsten Reiter.
Im Reiter „Einsatzdaten“ und „Personal“ können Sie direkt Personen suchen, die im FE2 Adressbuch hinterlegt sind (Verbindung zu FE2 erforderlich). Sie können dort aber auch einen Freitext eingeben. Personen, die in FE2 existieren, besitzen ein Personen-Icon vor dem Namen. Wenn Sie den Freitext eintragen möchten, klicken Sie daher auf den untersten Eintrag (ohne Icon) im gezeigten Ausschnitt:
Im Reiter „Einsatzmittel“ werden alle Fahrzeuge in einer Liste angezeigt, die am Alarm existieren und dem aMobile PRO bekannt sind. Bekannt ist ein Fahrzeug dem aMobile dann, wenn das Fahrzeug im Statustableau des aMobile PRO angezeigt wird. Ist ein Fahrzeug nicht bekannt, wird das Fahrzeug im Feld „externe Einsatzmittel“ als Fließtext eingetragen.
Anzeige von Einsatzberichten in aMobile PRO
Sie können die erfassten Einsatzberichte zu einem Einsatz in aMobile PRO einsehen, indem Sie im Dashboard die Liste der Alarme öffnen und dann auf den Button „Einsatzberichte“ am entsprechenden Einsatz klicken.
Hier sehen Sie nun alle dem Einsatz zugehörigen Einsatzberichte.
In dieser Ansicht sehen Sie auch, ob von dem Gerät, an dem Sie gerade arbeiten, bereits ein Bericht erfasst worden ist. Dieser wird blau hervorgehoben. Sollte für Ihr Gerät noch kein Bericht erfasst sein, können Sie in dieser Ansicht ebenfalls einen Einsatzbericht erstellen.
Im Normalfall können Sie in aMobile PRO auch nur Ihren eigenen Einsatzbericht bearbeiten, Berichte aus anderen aMobile PROs, aus FE2 oder Berichte, die den Status “Abgeschlossen” haben (auch eigene), sind nur lesbar. Soll mit dem aMobile PRO auch fremde Einsatzberichte (von anderen aMobile PRO oder FE2) bearbeitet werden, kann dies am aMobile PRO-Adressbucheintrag in FE2 eingestellt werden. Nach Änderung der Einstellung muss jedoch eine Synchronisation von aMobile mit FE2 erfolgen.
Während eines laufenden Einsatzes ist es in der Regel nicht erforderlich, weitere angelegte Einsatzberichte einzusehen. Wollen Sie diese trotzdem einsehen, können Sie die Liste der letzten Alarme während eines laufenden Einsatzes über das linke Menü öffnen.
Pop-up zur Erfassung der Einsatzberichte
Ebenfalls im aMobile PRO Adressbucheintrag in FE2 kann eine Einstellung getätigt werden, dass bei Abbruch des laufenden Alarms oder Wechsel des eigenen Fahrzeugstauts auf 1, 2 oder 6 der Nutzer gefragt wird, ob er einen Einsatzbericht erfassen möchte. Das Pop-up erscheint nur, wenn der Alarm mindestens 30 Sekunden geöffnet ist.
Einsatzberichterfassung in FE2
In FE2 können Sie ebenfalls Einsatzberichte erfassen. Hier gibt es aktuell keine Beschränkungen, wie viele Einsatzberichte Sie erstellen oder welche Berichte Sie bearbeiten können. Innerhalb FE2 können Sie jeden Bericht bearbeiten, egal von wem dieser angelegt wurde, solange dieser nicht abgeschlossen ist.
Um Einsatzberichte zu erfassen, öffnen Sie die Liste der Einsätze (siehe Voraussetzungen), klicken den gewünschten Einsatz an und wechseln auf den Reiter „Einsatzberichte“. Dort sehen Sie alle bereits erfassten Berichte.
In FE2 haben Sie außerdem die Möglichkeit einzelne Einsatzberichte als PDF (am Ende jedes Eintrags) oder als gesammelte PDF über den blauen „Exportieren“ Button über der Tabelle zu exportieren.
Einsatzberichte abschließen
Einsatzberichte können aktuell ausschließlich in FE2 abgeschlossen werden. Ein abgeschlossener Einsatzbericht wird mit einem grünen Symbol am Anfang des Eintrags angezeigt und kann weder in FE2 noch in aMobile PRO bearbeitet werden. Beim Abschließen eines Berichts werden alle Pflichtfelder auf Korrektheit geprüft. Fehlen Daten oder sind ungültige Werte hinterlegt, so kann der Bericht nicht abgeschlossen werden.
Einsatzbestätigungen verschicken
Bei Abschluss eines Einsatzberichtes können optional Einsatzbestätigungen via E-Mail an alle am Einsatz teilgenommenen Personen versendet werden. Diese Bestätigungen werden als PDF/A via E-Mail direkt an die Personen verschickt und dienen zur Vorlage beim Arbeitgeber.
Damit die Bestätigungen verschickt werden, müssen folgende Voraussetzungen zutreffen:
Im FE2 muss ein E-Mail-Postfach zum Versand von E-Mails hinterlegt sein. Über dieses Postfach werden die E-Mails verschickt
Die Person muss eine gültige E-Mail-Adresse in ihrem Adressbucheintrag hinterlegt haben