Ansichten

Allgemein

Termine haben verschiedene Darstellungsvarianten innerhalb der unterschiedlichen Ansichten.

Vergangene Termine werden dabei heller, geplante Termine in normalen Farben und abgesagte Termine ebenfalls heller mit einer durchgezogenen Linie durch die Uhrzeit des Termins sowie mit einem roten Rahmen dargestellt.

Kalenderblatt

Open

Um die Kalenderfunktion zu verwenden benötigt der sich einloggende Subbenutzer die Berechtigung für die Kalenderpflege. Die Organisation, welcher der Subbenutzer zugehörig ist, hat implizit diese Berechtigung.

Sobald Sie auf den Menüeintrag “Kalender” klicken, öffnet sich die Anzeige.

Open

In dieser Ansicht sehen Sie den aktuellen Monat mit den entsprechenden Terminen. Über die Buttons oberhalb des Kalenders können Sie zwischen den Monaten hin- und her schalten sowie von einer Monatsansicht auf eine Listenansicht für die aktuelle Kalenderwoche umschalten.

Mit dem Button “Heute” springen Sie zum aktuellen Tag zurück. Der aktuelle Tag ist gelb hervorgehoben.

Kalenderliste

Über den Reiter Kalender, springen Sie auf die Liste aller angelegten Kalender.

Neue Kalender können Sie über den grünen Button anlegen.

Den Kalendertyp können Sie dann entweder über das Dropdown auswählen oder über die sich anschließend öffnende Eingabemaske.

FE2 2.28+ Kalender für iCal-Sync anlegen

Beginnend mit FE2 2.28 können FE2 Kalender mit externen Kalendern synchronisiert werden. Die Kalender werden im Nur-Lesemodus in FE2 eingebunden, d.h. es ist keine bidirektionale Synchronisation möglich und die einzelnen Kalendereinträge können innerhalb FE2 nicht verändert werden. Es ist jedoch möglich Rückmeldungen abzugeben.

Wie Sie die iCal-Adresse für gängige Kalenderanbieter herausfinden klären diese Links:

• Google Calendar
  Google Hilfe Abschnitt "Kalender abrufen (nur ansehen)"

• Andere
  Externe Anleitung

• Kalendername
  Hier können Sie einen beliebigen Namen definieren

• Öffentliche iCal-URL

  • Hier geben Sie die wichtigste Information, die öffentliche URL, an. Von dieser Adresse werden Ihre Kalendereinträge abgerufen.

• Teilnehmer-Rückmeldung standardmäßig aktiv

  • Wenn aktiv erhalten alle synchronisierten Kalendereinträge die Möglichkeit zur Rückmeldung. Bitte beachten Sie aber die o.g. Einschränkungen dieser Funktion.

Datenpflege

Kalender

In der Eingabemaske können Sie die Grunddaten des Kalenders hinterlegen. Dabei werden die Werte aus den Parametern

• Farbe

• Mindestteilnehmerzahl

• Höchstteilnehmerzahl

• Verantwortlicher

• Startuhrzeit

• Enduhrzeit

• Teilnehmer-Rückmeldung standardmäßig aktiv

für neu erstellte Termine in diesem Kalender übernommen. Damit fungieren diese Felder als Standardwerte für Termine.

Im Reiter “Freigaben” können Sie Personengruppen auswählen, die Zugriff auf diesen Kalender erhalten sollen.

Sobald der Kalender gespeichert wird, erhalten die Personen automatisch Zugriff auf den Kalender. Eine erneute Provisionierung oder sonstige Einstellungen sind nicht notwendig.

Wenn Sie einen bestehenden Kalender zum Bearbeiten öffnen haben Sie noch zusätzlich die Möglichkeit den Kalender inklusive aller Termine oder nur vergangene Termine zu löschen.

FE2 2.27+ Kalender als iCalendar (ics) freigeben

Im Reiter iCal-Export kann nach Aktivierung des Kontrollkästchens “iCal-Export aktiv” und nachfolgendem Drücken der “Speichern” Schaltfläche ein ics-Link erzeugt werden.

Dieser Link kann in Kalendern wie Google Kalender, Office 365 Kalender, etc. eingebunden werden.

Dieser ist jedoch nicht individualisiert und sollte nicht an Endnutzer weitergeben werden. Hierfür besteht die Möglichkeit einen Link direkt in der aPager PRO App zu erzeugen.

Wurde der Link versehentlich verbreitet, kann durch Deaktivieren des Kontrollkästchens, speichern und anschließender Neuaktivierung des Kontrollkästchens ein neuer ics-Link erzeugt werden.

Termine

Termine können Sie ganz einfach anlegen, indem Sie in der Monatsansicht auf einen Tag klicken und anschließend den Kalender auswählen, für welchen Sie einen Termin anlegen möchten. Möchten Sie einen bestehenden Termin ändern, so klicken Sie diesen einfach an.

In der sich öffnenden Eingabemaske sehen Sie die vorausgefüllten Standardwerte des Kalenders (Teilnehmerzahlen, Start- und Enduhrzeit, Verantwortliche/r). Sollten Sie sich bei der Kalenderauswahl verklickt haben, können Sie den Termin ganz einfach über das Dropdown oben rechts im Terminfenster einem anderen Kalender zuordnen. Beachten Sie aber, dass sich in diesem Fall die Standardwerte nicht mehr ändern.

Zusätzlich können Sie den Termin mit verschiedenen Typen kennzeichnen, z. B. als Übung oder als Unterricht.

Wenn Sie den gleichen Termin als Serie anlegen möchten, können Sie über die Felder “Anzahl Serientermine” und “Wiederholung” definieren, wie die Terminserie angelegt werden soll.

Ab der Version FE2 2.28+ können Sie Serientermine erstellen, welche an einen bestimmten Wochentag stattfinden sollen, wie zum Beispiel jeden 2. Mittwoch.

Über den Reiter Benachrichtigungen können Sie für den Termin definieren, wann eine Benachrichtigung ausgelöst werden soll.

Im Reiter Teilnehmer finden Sie alle Personen, die an diesem Termin teilnehmen oder abgesagt haben.

Serientermine

Es gibt ab Version 2.26 viele Möglichkeiten für Serientermine. Diese können Sie einmalig bei der Anlage von Terminen festlegen. Später können Sie für einzelne Termine einer Serie oder für alle Termine der Serie gemeinsame Eigenschaften ändern. Sie können im Nachhinein jedoch die Zeiten der Termine nicht mehr für alle gemeinsam ändern.

Termin exportieren

Termine können ab FE2 2.26 als PDF exportiert werden. Zusagen werden den Dokument hinzugefügt.

Termin absagen

Findet ein Termin nicht statt, können sie diesen absagen. Öffnen Sie dazu den Termin und wählen sie oben rechts im Dropdown “Termin absagen” aus. Im sich anschließend öffnenden Fenster können Sie noch einen optionalen Absagegrund eingeben.

Wenn Sie die Absage anschließend bestätigen, erhalten alle Personen, die Zugriff auf den Termin haben eine Push-Benachrichtigung, dass der Termin abgesagt wurde.